Atendendo a diversos pedidos dos nossos leitores e parceiros, resolvemos apresentar um pequeno guia, ensinando como emitir nota fiscal. Afinal, para aqueles que já dominam “essa arte” o procedimento pode até parecer simples, mas muitos têm dúvidas sobre como tudo deve ser feito.

Sendo assim, neste post iremos falar sobre como emitir nota fiscal. Obviamente, como costumamos fazer sempre, iremos resumir o processo e simplificar tudo da melhor forma possível. Portanto, se você tem dúvidas sobre a emissão de notas fiscais, leia até o fim e deixe de duvidar. Vamos começar?

Como emitir nota fiscal ficou bem mais simples

Nos últimos tempos, a exemplo do que vem acontecendo com a questão do eSocial, muitos procedimentos no mundo dos negócios passaram por várias alterações. Impulsionadas pelas inovações tecnológicas, essas mudanças permitiram que processos fossem automatizados e informatizados. Com isso, tudo ficou mais simples e rápido.

No caso da nota fiscal, tudo ficou bem mais fácil com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Obviamente, as mudanças demandam alterações e, por ser um processo gradativo, muitas pessoas acabam sendo tomadas pelas dúvidas acerca dos procedimentos, formatos, etc.

Por esse motivo, apesar de a Nota Fiscal Eletrônica já ser uma realidade no país, diversas pessoas ainda vão ao Google ou aos seus contadores (mais indicado) para encontrar formas de aprender como emitir nota fiscal. Assim, por sabermos muito bem que se trata de uma dúvida comum, simplificamos, nas seções seguintes, todo o processo. Confira…

Emitir nota fiscal: conheça o seu negócio

Antes de começarmos, cabe lembrar que, como sempre, todas as suas dúvidas e muitas etapas do nosso passo a passo, podem ser eliminadas facilmente se você contar com o apoio de um contador realmente disposto a lhe ajudar. Afinal, quem melhor do que um especialista, que conhece o seu negócio, para lhe ensinar como emitir nota fiscal?

Enfim, quando dissemos que é necessário conhecer o seu negócio para começar a emitir a nota fiscal, nos referimos à necessidade de saber qual o tipo de documento que será emitido. Veja bem:

• Notas fiscais de Serviço: são utilizadas apenas para prestações de serviços;
• Notas fiscais de Produtos: são utilizadas para bens e mercadorias. Podem ser agrupadas em diversos tipos, como nota de compra, venda, remessa, devolução, etc.;
• Notas fiscais do Consumidor: utilizadas para os casos de vendas nas quais não há a identificação do comprador, ou seja, os cupons fiscais utilizados no varejo.

Conforme pôde perceber, conhecer o seu negócio já é suficiente para evitar diversas confusões acerca do tipo de documento que deverá ser emitido. Além disso, dependendo do segmento e do tipo de empresa, os cadastros para emissão das notas poderão variar.

No caso das notas de serviço, por exemplo, o cadastro é feito junto à prefeitura da sua cidade. No caso das notas de produtos, será necessário realizar o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda, na região onde a sua empresa estiver localizada.

Como emitir notas fiscais: os aspectos técnicos

Antes de começar a emitir suas notas, é bom saber que não há como emitir nota fiscal sem um certificado digital. Isto é, para que a sua nota fiscal seja realmente considerada válida, será necessário solicitar um certificado digital junto a qualquer Autoridade Certificadora credenciada. Com esse certificado, suas notas serão autenticadas de forma digital e você poderá provar que a emissão das notas foi, efetivamente, feita pela sua empresa.

Ainda falando em questões técnicas, cabe ressaltar que, para emitir sua nota fiscal, será necessário utilizar um software de emissão de notas fiscais. Nesse caso, podemos citar que existem diversos sistemas desse gênero disponíveis no mercado. Alguns são gratuitos e outros são pagos. Obviamente, os sistemas pagos oferecem algumas opções extras que podem ajudar o seu negócio.

Aliás, a utilização de um desses softwares pode ajudar a tornar o processo de emissão da nota fiscal bem mais simples e intuitivo. Ademais, com um sistema automatizado, as probabilidades de erro podem ser reduzidas de forma drástica.

Como emitir nota fiscal: os pontos de atenção

Aqueles que estão sempre procurando por formas de descobrir como emitir nota fiscal geralmente “esbarram” em alguns problemas muito comuns. Curiosamente, o principal problema não tem nada a ver com as transações. Isto é, as pessoas acabam fazendo o processo de emissão se tornar muito mais complicado do que ele realmente é.

Portanto, o ideal é retirar as dúvidas sobre como emitir a nota fiscal antes de começar. Novamente, solicite o apoio do seu contador para entender como tudo deve ser feito. Desse modo, assim que estiver realizando o procedimento, bastará prestar atenção nos dados das empresas, nos serviços ou produtos vendidos e outros pontos relacionados à transação.

Obviamente, com um sistema automatizado, a maioria dessas informações já estará bem definida no software e tudo que o emissor deverá fazer será seguir o passos indicados pelo próprio sistema.

Como emitir nota fiscal pode ser tão fácil?

Neste post fizemos o possível para ensinar como emitir nota fiscal de forma simples. Conforme pôde perceber, o processo de emissão é mais complicado durante a “fase de preparação” do que durante a emissão propriamente dita. Afinal, com tudo funcionando corretamente e com as instruções pontuais do seu contador, tudo fica bem simples.

Portanto, faça o possível para se instruir antes do procedimento e procure um contador de qualidade para lhe mostrar como emitir nota fiscal nos mínimos detalhes. Com isso, você certamente não terá mais dúvidas. Aliás, caso esteja procurando por um contador capaz de lhe auxiliar em todas as faces do seu negócio, não deixe de falar conosco. Ficaremos felizes em ajudar!